Une société savante qui gérait ses accréditations par tableurs.
Aujourd’hui, tout passe par une plateforme unique.
Accréditation des membres, validation par rôles, module événementiel complet : cette société savante nationale nous a confié la refonte de son outil de gestion, avec une exigence simple, que tout tienne dans un seul endroit, hébergé en France.
Une gestion associative qui avait dépassé ses outils.
Comme beaucoup de sociétés savantes, l’association gérait ses membres, ses commissions d’accréditation et ses événements avec une combinaison de tableurs partagés, d’échanges d’emails et de formulaires isolés. Le système tenait, mais chaque nouvelle session, chaque nouvelle demande d’accréditation ajoutait une couche de travail manuel : ressaisie d’informations déjà connues, relances faites à la main, documents recomposés un par un.
Le point de bascule est venu du volume. Avec plusieurs commissions actives en parallèle et un programme d’événements de plus en plus chargé, le suivi par tableurs ne permettait plus de savoir, à un instant donné, où en était réellement chaque dossier.
En un coup d’œil
Ce que la plateforme devait résoudre, dès le premier jour.
Une plateforme construite sur WordPress, avec une couche d’automatisation n8n auto-hébergée.
Le choix a été de ne pas imposer un outil générique du marché, mais de construire autour des process réels de l’association, sur une base que l’équipe technique maîtrise déjà.
Accréditations & validation par rôles
Le cœur du système : chaque demande d’accréditation suit un circuit de validation propre à la commission concernée.
- Double assignation possible sur un même dossier
- Vues restreintes par rôle et par commission
- Dépôt de pièces complémentaires par le demandeur
- Historique de décision conservé, jamais supprimé
- Statuts de dossier suivis en temps réel
Module événementiel
De l’annonce d’une session à l’archivage du replay, sans ressaisie entre les étapes.
- Génération automatique du flyer, multi-intervenants
- Intégration Zoom Webinar pour les sessions à distance
- Lecteur intégré pour les replays YouTube
- Import de playlist et filtrage des contenus
- Mode test pour valider une session avant diffusion
Automatisation & documents
Les tâches répétitives qui occupaient le plus de temps administratif, déclenchées automatiquement.
- Attestations générées en PDF (TCPDF)
- Séquences email déclenchées par étape
- Synchronisation avec les tableurs existants
- Sauvegardes automatisées de la plateforme
- Notifications aux membres concernés
Ce qui a changé, concrètement.
Indicateurs qualitatifs communiqués par le client, pas de chiffrage d’usage ou de ROI rendu public à ce stade.
Associations, sociétés savantes, organismes professionnels.
Vingt minutes pour regarder comment vos process actuels s’organiseraient dans une plateforme unique, hébergée en France.
