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SECTEUR · ORGANISMES DE FORMATION

Qualiopi ne se prépare pas.
Elle se tient toute l’année.

Sept critères, trente-deux indicateurs, et une preuve à produire pour chacun. Quand le suivi vit dans des tableurs partagés entre plusieurs antennes, l’audit devient un sprint au lieu d’une formalité.

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CE QU’ON ENTEND

Trois situations qui reviennent chez les organismes multi-sites.

suivi_lyon.xlsxsuivi_bordeaux.xlsxconsolidation_v4.xlsxemargements.pdf

Chaque antenne a son tableuret sa façon de le remplir

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Une feuille pas à jour ou une colonne interprétée différemment d’un site à l’autre, et c’est la conformité de tout l’organisme qui est challengée le jour de l’audit.

📋👤✉👤📄Convocations, émargements, attestations : tout à la main.

Chaque session redémarrela même chaîne manuelle

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Convocation, règlement intérieur, feuille d’émargement, questionnaire de satisfaction, attestation de fin. Cinq documents par session, produits et envoyés un par un.

Plus de sessions, plus de preuves à produire.

Le volume montela charge administrative aussi

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Chaque session supplémentaire ajoute des preuves à collecter et des dossiers OPCO à monter. La croissance se paie d’abord en administratif.

CE QU’ON CONSTRUIT

La preuve se constitue pendant la session, pas avant l’audit.

Le principe : chaque action opérationnelle laisse automatiquement la trace attendue par Qualiopi. Vous ne préparez plus l’audit, vous l’avez déjà.

Cycle de session automatisé

De la création d’une session à l’attestation de fin, sans produire un document à la main.

  • Convocations et règlement envoyés automatiquement
  • Émargement numérique horodaté
  • Attestations générées en PDF
  • Rappels programmés avant la session
  • Visioconférence créée automatiquement

Traçabilité Qualiopi

Chaque indicateur adossé à une preuve produite automatiquement, consultable à tout moment.

  • Preuves rattachées aux 32 indicateurs
  • Questionnaires de satisfaction relancés
  • Plan d’amélioration continue alimenté
  • Suivi des habilitations formateurs
  • Export dossier d’audit en un clic

Coordination multi-antennes

Un socle commun à tous les sites, avec une vue consolidée pour la direction.

  • Même process appliqué partout
  • Tableau de bord consolidé par antenne
  • Droits d’accès par site et par rôle
  • Catalogue de formations centralisé
  • Alerte sur session non conforme

Nous avons déjà construit ce type de plateforme

Pour une société savante nationale : accréditations avec workflow de validation par rôles, module événementiel avec génération automatique des sessions, convocations, attestations et supports. En production et maintenue.

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BUDGET ET DÉLAIS

Deux façons de démarrer.

Pour sécuriser un point

Un maillon ciblé

On automatise le cycle de session ou la collecte des preuves Qualiopi. Un process, traité complètement.

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Pour un organisme multi-sites

La plateforme complète

Sessions, traçabilité Qualiopi et coordination des antennes sur un socle commun, avec vue consolidée.

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Le diagnostic en ligne estime le coût annuel de votre administratif de session, à partir de vos volumes réels.

Gratuit · 5 minutes · sans rendez-vous
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QUESTIONS FRÉQUENTES

Formation et automatisation.

Est-ce un outil certifié Qualiopi ?+
Aucun outil n’est certifié Qualiopi : c’est l’organisme qui l’est, pas le logiciel. Ce qu’un outil peut faire, c’est produire et conserver automatiquement les preuves attendues par les indicateurs, pour que vous les ayez au moment de l’audit plutôt que d’avoir à les reconstituer. C’est exactement ce que nous construisons.
Nous utilisons déjà un logiciel de gestion de formation, faut-il en changer ?+
Non. Si votre outil fait bien la gestion des sessions et des apprenants, on le garde et on construit autour : la collecte des preuves, la coordination entre antennes, ou la partie qu’il ne couvre pas. Beaucoup d’organismes ont un bon outil métier et un trou sur le suivi qualité ou la consolidation multi-sites.
Peut-on gérer les dossiers OPCO depuis la plateforme ?+
La constitution du dossier oui : rassembler les pièces, générer les documents attendus, suivre l’avancement et relancer ce qui manque. Le dépôt lui-même dépend du portail de chaque OPCO, qui n’expose pas toujours d’interface automatisable. On regarde au cas par cas ce qui est connectable et ce qui reste manuel.
Combien de temps avant le prochain audit faut-il s’y prendre ?+
La mise en place se cadre selon l’ampleur du projet et le nombre d’antennes concernées. Une fois en place, il faut aussi quelques mois de fonctionnement réel pour que les preuves s’accumulent naturellement. Démarrer juste avant un audit fonctionne, mais l’intérêt du système est justement de ne plus raisonner en fonction de l’échéance.
PARLONS QUALITÉ

Comment tenez-vous vos preuves aujourd’hui ?

Vingt minutes pour cartographier votre suivi actuel et identifier les indicateurs qui reposent encore sur la mémoire de quelqu’un.

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